«ГПИ Сахалин» внедрил систему технического документооборота «Appius-PLM ТДО»

2025: Внедрение системы технического документооборота «Appius-PLM ТДО»

Компания "Аппиус-Цифровые решения" в конце мая 2025 года сообщила о завершении проекта по внедрению системы технического документооборота «Appius-PLM Технический документооборот» (Appius-PLM ТДО) в российском центре по оказанию инжиниринговых услуг ООО «ГПИ Сахалин».

По информации компании, необходимость внедрения системы «Appius-PLM ТДО» определили следующие факторы:

• существующая система технического документооборота не покрывала всех потребностей компании, включая автоматизацию бизнес-процессов
• важность оперативного получения статистических сведений по состоянию подготовки документации
• потребность в переходе на современные методы обработки данных
• переход на программное обеспечение российской разработки

Основными целями проекта внедрения были установлены:

• обеспечение сотрудников единой системой технического документооборота;
• переход с ранее внедренной системы технического документооборота с целью автоматизации процессов контроля выпуска, согласования и рассмотрения проектно-технической документации;
• автоматизация специфических процессов работы с технической документацией таких, как верификация, модификация, внутри- и междисциплинарная проверки и др.;
• переход на отечественную систему на базе платформы 1С:Предприятие;
• структурирование и архивирование технической документации в разрезе проектов.

Заказчик выбирал систему технического документооборота, в первую очередь, обращая внимание на эффективность работы пользователей, обеспечение технической поддержки собственными специалистами службы ИТ, а также на возможность интеграции с другими, уже использующимися на предприятии, конфигурациями на платформе 1С:Предприятие.Максим Морарь, Orion soft: zVirt Containers — аналог VMware Tanzu для управления ВМ и контейнерами из «единого окна» 20.9 т

Кроме того, немаловажным фактором при выборе программного обеспечения стали широкие опции по систематизации хранения технической документации, а именно простое и быстрое перестроение имеющегося электронного архива. Именно поэтому было отдано предпочтение российской системе «Appius-PLM ТДО», работающей на платформе 1С:Предприятие 8.3.

Со стороны АППИУС в проекте участвовали 1 руководитель проекта, 2 бизнес-аналитика и команда разработчиков. Со стороны заказчика во внедрении принимали участие начальник управления информационного менеджмента проектов, инженер по управлению проектами, руководитель ИТ – проектов, команда проектных инженеров, группа ИТ-специалистов, включая разработчиков 1C, группа тестировщиков, включая отдел по контролю за документацией.

Перед началом работы над проектом обе стороны составили и согласовали график, основными этапами которого являлись:

• совместная установка системы;
• ввод нормативно-справочной информации (проекты, объекты, дисциплины, виды документов, типы документов, статусы и т.д.);
• совместная загрузка существующих данных;
• разработка и настройка процесса «Верификация документов»;
• ввод данных по одному пилотному проекту;
• настройка импорта документации из входящей накладной;
• настройка создания проектов, новых документов, получение номеров, формирование календарного плана работ для выдачи задач исполнителям;
• настройка процесса рассмотрения документации;
• настройка уведомлений на внешнюю почту;
• разработка и настройка процесса «Заявка на модификацию документов»;
• разработка модуля интеграции с nanoCAD;
• разработка программы и методики испытаний системы;
• разработка эксплуатационной документации;
• проведение обучения и подготовка инструкций;
• проведение опытно-промышленного тестирования;
• ввод системы в промышленную эксплуатацию.

Подготовка к внедрению включала в себя ряд мероприятий. В первую очередь, команда внедрения провела обследование существующей организации технического документооборота непосредственно на территории заказчика.

Были запрошены и проанализированы действующие инструкции, процедуры и регламенты, касающиеся разработки и управления проектной документацией. Более того, сотрудники провели серию интервью со специалистами заказчика, непосредственно осуществляющими деятельность по управлению технической документацией. В ходе таких бесед были выделены важные особенности внутренних процессов заказчика, определены ключевые требования к настройке системы. По итогам интервью и анализа документации была подготовлена «Процедура управления технической документацией проекта с помощью системы «Appius-PLM Управление проектно-сметной документацией», которая легла в основу дальнейшей настройки и доработки системы Appius-PLM ТДО. Этот документ включает в себя описание:

• уровней доступа, прав и ролей в системе;
• структуры документации и свойств элементов;
• методики присвоения обозначений документации;
• регистрации документации;
• разнообразных процессов рассмотрения документации;
• работы с накладными;
• процесса обмена документацией с контрагентами (подрядчиками, поставщиками);
• работы с финальными версиями документации;
• отчетов, которые можно подготовить автоматически.

Одна из особенностей внедрения системы – двуязычное представление информации, т.к. ранее заказчик осуществлял деятельность по управлению технической документацией на 2-х языках.

Дерево проектов системы является основным пользовательским интерфейсом, который при проработанном построении обеспечивает простой и быстрый доступ к нужной информации. Для заказчика оптимальным оказалось комбинированное построение дерева проектов, т.е. была определена стационарная часть и динамические ветви дерева, которые выстраиваются и обновляются системой автоматически по предварительно настроенным правилам.

Кроме того, при определении структуры постарались учесть привычный сотрудникам заказчика вид дерева в ранее использовавшейся системе. Стационарная часть дерева проектов была выстроена в соответствии с регламентом идентификации документов следующим образом.

Динамические разделы дерева проектов представлены такими разделами, как «Структура по дисциплинам», «Структура по разделам ПД» и др.

Для дальнейшей работы была создана библиотека шаблонов структур для других проектов.

Одним из важнейших и сложных шагов в самом начале внедрения системы было определение набора свойств для видов элементов системы (объекта, проекта, модуля, документов и т.п.). Свойства элементов являются основным инструментом для дальнейшей настройки различных функциональных модулей, например, на основе набора свойств документа были разработаны разнообразные системные отчеты и построена динамическая структура дерева проектов, упомянутая выше.

В Appius-PLM ТДО предусмотрен типовой специализированный модуль универсальной загрузки документации. Этот модуль используется для импорта в систему как существующих данных, так и графика выдачи документации (создание пустых карточек документов, которые запланированы к выпуску), т.е. для загрузки главного реестра документации (Master Document Register /MDR).

Перед загрузкой существующих данных была выполнена подготовительная работа по экспорту информации из ранее использовавшейся системы, а именно были составлены реестры для загрузки, содержащие основные параметры документов (обозначение, наименование, статус, дисциплина, тип, основные вехи жизненного цикла – даты и т.п.). Кроме того, были сформированы (экспортированы из хранилища) пакеты файлов документов, которые также загрузили в систему Appius-PLM ТДО.

На этапе внедрения особое внимание уделялось обеспечению прозрачности и понятности информации, с которой работают рядовые пользователи. В частности, нужно было сделать так, чтобы при одном взгляде на свойства (их значения) сразу становился понятным текущий статус любого документа. Задача осложнялась тем, что в системе появились несколько видов документов с разным набором значений свойств.

Специалистами – аналитиками команды внедрения была разработана и внедрена статусная модель для каждого вида документации, в которой были обозначены все возможные комбинации значений свойств документации, меняющиеся в ходе жизненного цикла того или иного вида документа.

На основе статусной модели был разработан и внедрен специальный справочник статусов для элементов системы, который позволил создать специфический набор значений статусов для каждого вида документации.

В систему Appius-PLM ТДО встроен типовой модуль, который обеспечивает простую и быструю загрузку накладных. Этот модуль является удобным инструментом для быстрой загрузки накладных и информации, переданной с ними. Перед использованием данного механизма была произведена его настройка в соответствии с форматом накладных, который использует заказчик. Таким образом, утвердив формат накладной и настроив импорта единожды, заказчик получил инструмент для автоматической обработки данных.

Инструмент для автоматической обработки данных

Система Appius-PLM ТДО имеет встроенный типовой модуль бизнес-процесса рассмотрения документации, который позволяет автоматизировать рассылку материалов на рассмотрение ответственным специалистам (как по предварительно загруженной матрице распределения документов, так и составив список вручную), дает простой и удобный инструмент для комментирования (онлайн и офлайн), формирует сводные файлы результатов рассмотрения.

Для заказчика была проведена настройка и адаптация типового решения, а именно:

• настроено автоматическое уведомление участников процесса, которое приходит на электронную почту;
• приведен в соответствие с требованиями заказчика перечень возможных вариантов выбора результата рассмотрения документа («Вне компетенции», «Рассмотрен с замечаниями», «Рассмотрен без замечаний»);
• настроена логика и определены возможности роли куратора процессов рассмотрения в части работы с замечаниями рядовых рецензентов;
• настроен формат сводного листа замечаний, автоматически формирующегося системой по завершении процессов;
• настроен механизм запуска повторных процессов рассмотрения документации.

Типовой модуль бизнес-процесса рассмотрения документации системы с самого начала был разработан таким образом, что в него заложены общепринятые понятия и механизмы рассмотрения документации, т.е. является универсальным инструментом, который может использоваться сразу после установки системы с минимальными и простыми настройками.

Деятельность заказчика имеет ряд особенностей, которые отражены в бизнес-процессах работы с документацией. До внедрения системы подавляющее большинство этапов таких процессов выполнялись вручную с использованием стандартного пакета офисных программ.

Был проведен анализ бизнес-процессов и созданы их карты, которые легли в основу их автоматизации. Для каждого процесса были определены участники, их роли и обязанности.

Множество документов, загруженных в систему, являются историческими данными, переданными в неупорядоченном виде. Для корректной организации документов в системе, их систематизации, возможности их поиска и т.п. документы – исторические данные проходят процесс верификации, в ходе которого сотрудниками выполняется проверка соответствия текущих значений свойств документа его содержанию и требований к оформлению. Кроме того, проверяется наличие файлов разработки.

Результатом прохождения документации через процесс верификации являются исправленные, корректные данные в карточках документов, что облегчает дальнейшую работу с ними.

Другим важным процессом является модификация документации. Это один из основных бизнес-процессов, связанных с разработкой технической документации. Для документации, подлежащей модификации, в дереве проектов была создана отдельная область, чтобы пользователям легко было ориентироваться во всем объеме документации. Кроме того, команда внедрения пришла к выводу, что с учетом сложности процесса, необходимо создание элемента системы «Документ на модификацию» с определенным набором свойств и статусов.

Модификация документации – это корректировка и обновление старых технических документов на промышленные объекты, находящиеся в эксплуатации, чем-то похоже на разработку документации по техническому перевооружению. С помощью системного модуля универсального бизнес-процесса был составлен и настроен процесс модификации.

Процесс был разбит на этапы. Система позволяет отследить и проконтролировать выполнение каждого этапа модификации, таким образом дает возможность понять, в каком состоянии находится документ, и кто за него отвечает в данный момент.

В ходе процесса модификации система автоматически выполняет ряд операций по заранее установленным правилам, экономя рабочее время сотрудников:

• создание новых элементов определенного типа на основе уже существующих в системе;
• копирование файлов документов типа «Native file» с корректировкой его имени;
• корректировка номера документа;
• корректировка номера ревизии;
• создание двусторонней горизонтальной связи между элементами, обеспечивая таким образом быстрый переход между ними.

В соответствии с регламентами компании каждый разрабатываемый документ в зависимости от содержания должен пройти:

• только внутридисциплинарную проверку (проверка документа внутри одной дисциплины с последующим выпуском);
• внутридисциплинарную проверку с последующей междисциплинарной (проверка документа разными дисциплинами).

Процессы заказчика являются разветвленными и сложными. Каждый этап процесса был реализован в системе в виде автоматически формирующейся задачи для пользователя в соответствии с ролью в конкретном процессе.

Для этапа «Первичная проверка» специалисты ООО «АППИУС-Цифровые решения» разработали справочник «Область проверки», в котором хранятся шаблоны для создания проверочных листов для разных документов в зависимости от их содержания (тип и дисциплина).

Область проверки

Гибкость программного кода позволила автоматизировать бумажные проверочные формы, которые использовали сотрудники в повседневной работе.

В ходе проверки документа участники процесса проверяют соответствие оформления и содержания каждому требованию, перечисленному в проверочном листе.

Перечень областей проверки подбирается автоматически системой в зависимости от таких свойств самого документа, как группа, дисциплина и тип. По завершении проверки специалисты подписывают лист электронной подписью.

Кроме того, при необходимости можно вывести результат проверки на печать, т.е. система автоматически сформирует документ, соответствующий утвержденному внутренними регламентами формату.

Одной из важнейших задач этого проекта внедрения Appius-PLM ТДО было обеспечение интеграции с отечественной САПР-платформой nanoCAD, тем самым создавая единую комплексную среду для разработки и управления документацией.

Модуль интеграции позволяет выполнять следующие операции:

• сохранять документы;
• открывать документов DWG;
• блокировать документы от изменения при совместном редактировании;
• синхронизировать изменения свойств документов;
• работать с внешними ссылками xref.

Файл документа берется на редактирование в системе. После того, как файл откроется в nanoCAD, отобразится подтверждение связи файла с базой «Appius-PLM ТДО». Открытый из системы файл запоминается компонентом до окончания редактирования. Можно продолжать редактирование локально, закрывать nanoCAD, документ и т.д. При сохранении файла в систему атрибуты его блоков анализируются, и их значения могут быть присвоены документу системы, файл которого необходимо сохранить. Такая синхронизация свойств при сохранении позволяет редактировать параметры основной надписи файла и сразу присваивать эти значения свойствам документа. Кроме того, предусмотрены ручные режимы синхронизации атрибутов и свойств документа с помощью специальных команд.

Принимая во внимание большую численность персонала и значительный объем информации, которую необходимо усвоить пользователям, обучение проводилось в несколько этапов. Во-первых, были составлены несколько программ для разных категорий пользователей:

• Администратор системы
• Администратор данных системы
• Специалист по документообороту
• Пользователь

Обучение администратора системы и администратора данных проходило также во время настройки, т.е. ответственные специалисты заказчика непосредственно участвовали в управлении системными настройками, создании и заполнении основных справочников, создании и настройке учетных записей новых пользователей, работе с элементами системы и т.д. Обучение рядовых пользователей проходило как офлайн, т.е. на территории заказчика совместно с сотрудниками, так и онлайн. Несколько групп приняли участие в ряде обучающих семинаров, по окончании которых были переданы видеозаписи уроков, а также текстовые инструкции по работе с системой.

В ходе внедрения системы заказчик увидел перспективы для дальнейшей автоматизации процессов работы с технической документацией. Например, подготовка проектных документов, учитывающих требования к сертификации и иной документации для каждой единицы МТР в соответствии с внутренними регламентами, обеспечение возможности сквозного прослеживания и связывания каждой отдельной единицы МТР в различных документах, подготовка документов, необходимых для выполнения строительно-монтажных работ и т.п.

Кроме того, предполагается увеличение числа активных пользователей системы, в том числе и внешних контрагентов.