SER Doxis4 InvoiceMaster

Doxis4 InvoiceMaster - система автоматизированной обработки входящих счетов.

Doxis4 InvoiceMaster помогает обрабатывать счета со ссылкой на заказ и без нее, частичные и сводные счета-фактуры и т.п.

Физический размер документа - счета, может варьироваться от одной до нескольких сотен страниц (например, строительные счета). При взаимодействии разных коммуникативных средств включаются все входные каналы, начиная с писем, факсов, электронных сообщений и заканчивая электронными форматами обмена данных (ZUGFeRD). В зависимости от организации считывание и проверку счетов можно осуществлять децентрализованно и централизованно в виде «Общекорпоративной службы», представленной одним подразделением предприятия.

Процесс обработки входящих счетов можно разделить на 4 этапа:

• сканирование входящих документов,
• идентификация поставщиков и относящихся к бухгалтерии данных,
• управляемая рабочим процессом проверка счетов и
• архивирование документов для аудиторской проверки.

Схема движения документов, (2015)

В начале цепочки процесса сканирование с помощью Doxis4 Capture. Поддерживаются разнообразные сценарии сканирования, от централизованного до разрозненного сканирования в разных подразделениях предприятия. После проверки соблюдения порядка выставления счетов, параллельно с обработкой счетов, выполняется их архивирование в хранилище контента Doxis4, а при использовании электронной папки Doxis4 – размещение в соответствующем реестре папки поставщика.

На следующем этапе выполняется распознавание текста посредством оптического считывания шрифта (оптическое распознавание символов). Теперь необходимые для обработки данные счетов могут считываться (извлекатсья) и проверяться на достоверность (валидация). Для этого используется Doxis4 InvoiceMaster Read. За счет комбинации порождающего и самообучающегося методов оптимизируется функция распознавания. Проверка включает в себя обязательную информацию согласно §14 Закона о налоге с оборота и внутренним корпоративным директивам. Неправильные счета можно забраковать на этом этапе. Посредством шаблонов для деловой корреспонденции можно автоматизированно создавать документы для отправки в электронном виде, по факсу и почте.TrafficSoft ADC: балансировщик нагрузки с высокой скоростью работы и минимальными аппаратными требованиями

Установленные посредством оптического распознавания символов данные счетов, среди прочего, используются для классификации поставщиков и автоматически сравниваются с основными данными поставщиков в системе ERP и/или системе бухгалтерского учета. Счета международных поставщиков обрабатываются на соответствующем языке, с учетом валюты и в соответствии с действующими нормами налогообложения – с поддержкой SEPA.

После проверки счета со ссылкой на заказ по каждой позиции сравниваются с информацией о заказе в используемой ERP. При полном соответствии (отсутствие отклонений в ценах, количестве и т.п.) необходимые для бухгалтерии данные передаются в систему бухгалтерского учета. В завершение счета могут автоматизированно проводиться (полная автоматизация) и включаться в платежные системы.

Для необходимых в определенных случаях доработок предоставляется специальное рабочее место для валидации, которое выделением цветом и поисковыми функциями облегчает поиск и корректировку ошибок, как для поставщиков, так и для получателей счетов. После успешной валидации счета можно переводить в рабочий процесс контроля счетов. В зависимости от используемой ERP процесс контроля счетов может быть полностью (например, SAP посредством Doxis4 InvoiceMaster SAP Control) или частично интегрированным на технической платформе Doxis4 InvoiceMaster Control.

В процессе контроля счетов проводится предметная и ценовая проверка, при необходимости выяснение, например в случае расхождений в цене и количестве, составление проводок для счетов без ссылки на заказ, утверждение или отклонение и завершающее архивирование с целью выполнения требований налогового права.

Последующий процесс деблокирования согласуется с директивами предприятия: можно использовать как распространенный принцип «четырех глаз», так и глубоко разветвленные, многоступенчатые деблокирующие структуры с параллельным контролем на позиционном уровне. Doxis4 InvoiceMaster Control предлагает урегулирование уполномоченными и поддержку групповых почтовых ящиков.

Книга регистрации поступающих счетов

Книга регистрации поступающих счетов в качестве неотъемлемой составной части Doxis4 InvoiceMaster Control предлагает краткие обзоры всех без исключения счетов, которые обрабатываются – как предварительно зарегистрированных, так и уже находящихся в процессе контроля.

Мобильное деблокирование счета

Ускоряет процесс мобильное деблокирование счета. Для этого Doxis4 InvoiceMaster Control предлагает веб-приложение для деблокирования, которое можно использовать на смартфоне или планшете под управлением Windows, Apple iOS, Blackberry или Android.

После завершения контроля счета протокол обработки сохраняется в дополнение к счету, уже архивированному для аудиторской проверки. Необходимые для бухгалтерии данные и идентификаторы документов архивируются дополнительно к отчетному документу. Весь процесс контроля счета может полностью воспроизводиться в любой момент.

Структура автоматизированной обработки счета

Doxis4 InvoiceMaster предлагает необходимые функции в одном решении. Посредством интеграции во все популярные на рынке системы ERP - SAP ERP, Infor ERP, MS Dynamics NAV/AX или Oracle E-Business Suite, компания получает единое решение.

2016: Doxis4 InvoiceMaster 8.3 от SER сертифицировано с продуктами SAP

Решение Doxis4 InvoiceMaster 8.3 от SER сертифицировано с продуктами SAP ERP и SAP NetWeaver 7.40. Партнерство SER и SAP позволило расширить возможности обеих компаний в области обработки входящих счетов. Сертификат является гарантом инвестиционной безопасности наших клиентов и помогает оптимизировать бизнес-процессы.

Клиенты SER могут сохранить свои системы SAP и управлять сроками хранения заархивированных документов из SAP ERP, используя сертифицированные интерфейсы Doxis4 HCS 7,02 и Doxis4 WebDAV Connector for ILM 01.00 при поддержке SAP NetWeaver.

Разработка Doxis4 InvoiceMaster для обработки входящих счетов изначально велась с учетом специфики требований и стандартов SAP. Совместимость решения с SAP ERP была доказана во время официального тестирования специалистами SAP. Сертификат от SAP SE подтверждает, что Doxis4 InvoiceMaster был успешно встроен в SAP NetWeaver 7.40 по интеграционному сценарию SAP «ABAP Add-On Deployment for SAP Enterprise Resource Planning». Результат показал, что для интеграции решения SER можно использовать стандартные инструменты SAP.