Cеть магазинов «Оптима» перевела ТОРГ-13 в электронный вид

2019: Внедрение Synerdocs

3 октября 2019 года компания Directum сообщила, что сеть магазинов «Оптима» перевела ТОРГ-13 в электронный вид с помощью сервиса Synerdocs.

Компания «Оптима» — крупная сеть магазинов формата дрогери, реализующих товары для красоты, здоровья и дома.

Чтобы поставки товаров в точки продаж партнеров были своевременными, «Оптима» воспользовалась услугами логистической компании и вместе с ней стала развивать множество проектов, направленных на улучшение бизнес-процессов.

До перехода на электронный документооборот сотрудники тратили на «бумажную» работу по несколько часов в день:

• формируя каждую поставку в точки продаж, администратор оформлял множество накладных на внутреннее перемещение товара (по форме ТОРГ-13), сортировал по адресам доставки и передавал в пункты комплектовки;
• комплектовщик отправлял документы вместе с товаром в точки продаж;
• директор точки продаж получал пачки бумаг, после приемки подписывал их сам, а после этого передавал на подписание руководителю филиала;
• затем документы возвращали обратно на склад.

В среднем возврат подписанной ТОРГ-13 на склад составлял 2-3 недели. Бумажная волокита приводила к ошибкам в оформлении документов и их потерям, проблемам с перемещением товаров и другим сложностям в логистике компании.Витрина данных НОТА ВИЗОР для налогового мониторинга

Чтобы сократить трудозатраты на распечатку, сортировку, подписание и доставку накладных, «Оптима» и логистическая компания обратились к экспертам Synerdocs.

Перед командой проекта поставили две задачи — избавить сотрудников склада и точек продаж от бумажной рутины и исключить потери накладных на внутреннее перемещение товаров. Переход на электронные ТОРГ-13 в сервисе Synerdocs занял несколько месяцев.

Теперь работники склада готовят документы в формате .PDF и через сервис обмена Synerdocs отправляют в торговые точки. За считанные минуты руководители торговых точек и филиалов получают ТОРГ-13 и могут сразу же подписать их электронной подписью:

Благодаря Synerdocs сократили трудозатраты и ускорили бизнес-процессы:

Еще один плюс электронного документооборота, который мы отметили на практике, — сокращение канцелярских расходов на складах. Экономия на бумаге — от 80 000 листов в месяц. При этом существенно снизились затраты на обслуживание принтеров, рассказывает Андрей Жезлов, управляющий отделом информационных технологий компании „Оптима`