Разработчики: | Первая Форма (1Форма) |
Дата последнего релиза: | 2025/01/29 |
Технологии: | BPM, CRM, СЭД |
Основные статьи:
«Первая Форма» — система для управления бизнес-процессами, проектами и документами, а также для организации эффективных коммуникаций. Павел Бобу, Cloud Networks: В 2024 году больше всего запросов было на ИБ-консалтинг
«Первая Форма» — это гибкий конструктор, настраиваемый в точном соответствии с потребностями конкретной компании. Большая часть настроек выполняется без программирования, поэтому новые процессы запускаются очень быстро, а существующие процессы можно подстраивать «на ходу».
Система используется в торговых сетях, производственных, фармацевтических и страховых компаниях, консалтинге и сфере услуг, строительстве и управлении недвижимостью, государственных и образовательных учреждениях.
«Первая Форма» — это веб-приложение. Систему не нужно устанавливать на компьютеры пользователей, работать с ней можно просто из браузера. Интерфейс системы доступен на русском и английском языках и при необходимости может быть переведен на любой другой язык. Платформа содержит инструменты для ручного и автоматического перевода как служебных элементов интерфейса, так и пользовательских данных (в т.ч. в режиме онлайн). В дополнение к веб-приложению есть бесплатное мобильное приложение 1FMobile для iOS и Android.
BPM. Управление процессами
В «Первой Форме» можно смоделировать практически любой бизнес-процесс. Для настройки не требуется знание специализированных нотаций (таких как BPMN), которыми обычно владеют только бизнес-аналитики. Маршруты процессов отображаются в виде схем, понятных даже пользователям без технической подготовки.
Система уведомлений напоминает пользователям о текущих задачах и информирует о происходящих событиях.Чтобы работа не прерывалась в период отсутствия сотрудника (отпуска или болезни), можно назначить временного заместителя и передать ему текущие дела и полномочия.
Коммуникации
«Первая Форма» создаёт абсолютно прозрачную среду для взаимодействия с коллегами. Система объединяет все подразделения компании, включая региональные офисы и филиалы, ускоряет коммуникации, делает их структурированными и эффективными.
«Первая Форма» отлично подходит для дистанционной работы — поддерживает исполнительскую дисциплину и высокий темп работы, помогает соблюдать регламенты и сроки. При этом система не создает избыточного давления на сотрудников, избавляет их от непродуктивного и навязчивого контроля.
Встроенный мессенджер — современный компактный интерфейс — позволяет держать перед глазами все текущие задачи и следить за новыми сообщениями. Не нужно выискивать информацию в общем потоке сообщений — переписка разнесена по задачам, поэтому пользователям легче удерживать контекст, переключаясь между задачами, и быстро вникать в суть переписки.
В системе можно создавать персональные и групповые чаты, планировать встречи и совещания с помощью персональных календарей.
Мобильное приложение
Практически все возможности, доступные в веб-интерфейсе, есть и в бесплатном мобильном приложении 1FMobile. Оно работает на платформах iOS и Android. Как и веб-приложение, мобильное приложение настраивается под потребности конкретной организации и наполняется виджетами для работы с нужными данными. Технология push-уведомлений помогает пользователям следить за ходом их задач.
Мобильное приложение позволяет использовать данные о текущем местонахождении пользователя — например, для контроля и диспетчеризации выездных сервисных бригад, курьеров, автотранспорта. В мобильном приложении можно отчитаться о выполненной работе с помощью фотографии, заполнить чек-лист в процессе обследования объекта, поставить задачу или оставить голосовое сообщение «на ходу», если неудобно набирать текст.
Визуализация данных
Для работы с задачами можно использовать карточки, списки, иерархии, Канбан-доски, диаграммы Ганта, ленты активностей, разнообразные виджеты.
Виджеты собираются в тематические дашборды. Идея дашбордов — помочь пользователю максимально быстро, одним взглядом, оценить текущее состояние дел и выделить потенциальные проблемы, которыми надо заняться. Дашборды особенно удобны для топ-менеджеров, руководителей подразделений или проектов, а также для сотрудников, отвечающих за какой-либо процесс (диспетчеров, администраторов).
Помимо готовых виджетов, поставляемых вместе с платформой, с помощью встроенных инструментов можно разработать виджеты с любым наполнением и внешним видом, которые будут подходить для решения конкретных, узко-специальных задач.
Электронный документооборот
В «Первой Форме» можно настраивать любые маршруты согласования документов, выстраивать цепочки связанных документов, ограничивать просмотр тех или иных полей в зависимости от полномочий пользователя. Система самостоятельно выберет шаблон и маршрут согласования в зависимости от параметров документа.
«Первая Форма» позволяет заверять документы сертифицированной электронной подписью как в вебе, так и в мобильном приложении. Система поддерживает сертификаты ЭП, выданные внешними провайдерами, а также может интегрироваться с провайдерами CryptoPro, RuToken и PayControl.
CRM. Управление продажами
Модуль CRM содержит типовые процессы и сценарии, это ускоряет автоматизацию и позволяет опираться на лучшие практики продаж. При этом процессы CRM быстро адаптируются под задачи и регламенты конкретного заказчика.
Автоматизация охватывает весь цикл продаж: от поиска и привлечения клиентов до заключения сделки и пост-продажного обслуживания.
«Первая Форма» интегрируется с IP-телефонией и популярными мессенджерами, а также содержит собственный почтовый клиент. Любые коммуникации — звонки, письма, сообщения — могут транслироваться в систему и формировать единую картину взаимодействий с клиентами и поставщиками.
Управление проектами
Основное отличие проектного управления в «Первой Форме» — то что проекты базируются на реальных задачах, каждая из которых имеет исполнителя и маршрут выполнения и выполняется в соответствии с регламентом своего бизнес-процесса. Поэтому руководитель проекта всегда видит актуальную информацию о выполнении сроков, отклонениях от плана, загрузке исполнителей и доступности различных видов ресурсов. Система поддерживает проектный документооборот и взаимодействие с поставщиками и подрядчиками.
Организации со сложившейся проектной практикой могут реализовать в системе свои типовые, шаблонные проекты. С их помощью можно быстро инициировать синхронизированные по времени и событиям бизнес-процессы, с нужным перечнем задач и поручений на различные подразделения компании.
Управление персоналом
«Первая Форма» позволяет автоматизировать процессы кадрового делопроизводства: прием и увольнение сотрудников, организация внутреннего обучения, согласование отпусков и отгулов. Система обеспечивает четкую и слаженную работу внутренних служб, автоматически создавая задачи на различные подразделения: ИТ, службу безопасности, бухгалтерию, АХО. Система позволит объективно оценить загрузку персонала и качество работы каждого сотрудника.
Корпоративный портал
Корпоративный портал — это разновидность дашборда с виджетами. Обычно на нем публикуются новости, объявления, приказы, поздравления. С помощью портала можно организовать собственную социальную сеть, электронную библиотеку.
Управление ресурсами
«Первая Форма» позволяет планировать загрузку сотрудников и учитывать фактически затраченное время на выполнение задачи. Учет ресурсов помогает оценить потребности компании или подразделения в различных видах ресурсов, понимать структуру затрат.
В «Первой Форме» есть удобные визуальные инструменты для оценки занятости ресурсов, подбора оптимального ресурса, распределения задач между исполнителями. Руководителям доступна аналитика по плановым и фактическим трудозатратам в любых разрезах: по задаче, бизнес-процессу, проекту, виду ресурса, периоду.
Для личного планирования и самоконтроля используется интерактивный Табель трудозатрат. В нем сотрудник может посмотреть, внести и скорректировать свои плановые и фактические трудозатраты за неделю и проанализировать свою работу.
Интеграция с другими информационными системами и сервисами
- Синхронизация с календарями и почтовыми ящиками Outlook;
- Обмен данными с приложениями 1С;
- Импорт пользователей из Active Directory;
- Обмен данными с учетными системами — SAP, Microsoft AX, Microsoft NAV и др.;
- Интеграция с Яндекс.Картами для отображения расположения на карте офисов, торговых точек, текущего местонахождения мобильных сотрудников и выездных бригад;
- Интеграция с корпоративным сайтом для получения входящих заявок и обратной связи от пользователей;
- Интеграция с мессенджерами Telegram и WhatsApp, создание и работа с задачами при помощи чат-ботов;
- Интеграция с досками объявлений (Avito, Cian и т.п.);
- Интеграция с сервисом подбора персонала HeadHunter.ru;
- Интеграция со СКУД (системами контроля и учета доступа сотрудников по электронным пропускам);
- Взаимодействие с любыми внешними системами и сервисами с открытым API.
Возможность самостоятельной настройки и сопровождения «Первой Формы»
«Первая Форма» — идеальный инструмент для реализации принципов «непрерывного улучшения». Система позволяет быстро корректировать существующие бизнес-процессы, а также разрабатывать новые и предоставлять их пользователям по мере готовности. При этом платформа поддерживает и классический подход с изолированными средами разработки и тестирования. «Первая Форма» может устанавливаться на корпоративный сервер клиента или предоставляться в аренду по принципу SaaS.
В течение года после приобретения лицензий получение новых версий системы и ее сопровождение выполняется бесплатно. Компания "Первая Форма" предоставляет клиентам услуги по обучению и технической поддержке, в том числе по SLA.
2025: Внедрение ИИ-агентов
29 января 2025 года компания «Первая Форма» сообщила о внедрении в BPM-систему ИИ-агентов, которые автономно выполняют задачи, соответствующие обязанностям менеджера среднего звена.
По информации компании, в отличие от традиционных чат-ботов, они действуют самостоятельно по расписанию или триггерам, следуя заложенной «должностной инструкции». ИИ-агенты вовлекают в процесс других участников, принимают решения на основе анализа имеющихся данных и контекста, обучаются и гибко выполняют различные задачи в рамках своей роли. Например, роли клиентского менеджера, сотрудника технической поддержки или специалиста по документообороту.
Внедрение в процессы компании показало, что возможности ИИ-агентов сопоставимы с работой менеджера, принимающего решения в условиях определённости.
![]() | ИИ-агенты способны эффективно решать задачи и принимать решения в ситуациях, где определены исходные данные и методы решения. сообщил генеральный Денис Селезнёв, директор «Первой Формы» | ![]() |
При использовании ИИ-агенты справились со следующими типами задач:
- Операционными — выполняли различные действия в рамках бизнес-процессов в соответствии с заданной целью, вводными данными и ограничительными параметрами; генерировали документы; работали с данными — проверяли, выявляли нетипичные действия, готовили отчёты.
- Управленческими — планировали задачи и распределяли ресурсы, обеспечивали соблюдение сроков и процедур, контролировали исполнения задач и анализировали результаты.
- Оптимизационными – идентифицировали точки улучшения эффективности и выявляли риски.
- Коммуникационными – взаимодействовали с внутренними и внешними стейкхолдерами, отвечали на вопросы сотрудников, пополняли базу знаний.
В частности, два ИИ-агента выполняли роли специалистов по документообороту при работе с первичными документами, а ещё один – роль персонального ассистента.
При выполнении задач специалиста по документообороту, первый ИИ-агент работал с исходящими актами и счетами. На основании данных из договора он самостоятельно запрашивал у ответственных сотрудников и клиентов подтверждение о выполнении работ. В процессе он анализировал ответы менеджера и выбирал, как поступить: например, запрашивал перенос сроков или привлекал руководителя.
Затем ИИ-агент формировал закрывающие акты и счета, выбирал согласующих лиц и вносил в документы правки. Готовые документы он отправлял в интегрированную систему ЭДО или подключал сотрудника, чтобы тот организовал доставку печатных версий. Задачи он закрывал, когда получал подписанный контрагентом документ или оплату по счёту.
Второй ИИ-агент работал с актами и счетами от поставщиков. Он сам запрашивал у контрагентов документы и проверял их с учётом своего предыдущего опыта — находил неверные формулировки и недостающие данные, собирал для контрагента список правок, перепроверял обновлённые версии, ставил счета в оплату и контролировал, получил ли контрагент подписанные документы.
Кроме того, ИИ-агенты автоматизировали процесс сверки взаиморасчетов. Они регулярно запрашивали акты сверок у контрагентов и оперативно отвечали на их запросы.
В роли персонального ассистента ИИ-агент выполнял следующие задачи: анализировал протоколы рабочих встреч, компилировал из них информацию, которая касается конкретного пользователя, и формировал из неё список поручений. Этот список ИИ-агент сверял с уже существующими в системе задачами, актуализировал их или создавал новые задачи со специальной пометкой, чтобы сотрудник мог их отфильтровать. Готовый список задач со ссылками и краткие итоги встреч ИИ-агент присылал пользователю. Работать с ассистентом можно было и в вебе, и в мобильном приложении «Первой Формы».
Ключевая особенность ИИ-агентов в «Первой Форме» — встроенность в архитектуру системы.
![]() | В нашей BPM-системе можно настроить бизнес-процесс любой сложности с помощью low-code конструктора. Но если раньше в них работали люди, то теперь это могут делать ИИ-агенты. По сути это виртуальные сотрудники, способные действовать автономно и адаптироваться к задачам. Настройка ИИ-агентов при этом выполняется также с помощью low-code, без программирования. объяснил Денис Селезнёв | ![]() |
«Первая Форма» разработала другую методологию автоматизации бизнес-процессов, которая преобразует должностные инструкции в алгоритмы для ИИ-агентов. С помощью программного обеспечения пользователи могут генерировать алгоритмы из существующих инструкций и создавать ИИ-агентов, готовых к выполнению задач. Это позволяет отказаться от привлечения специалистов по ИИ, делая автоматизацию доступной даже для тех, кто не имеет опыта в программировании.
При настройке ИИ-агентов можно использовать различные языковые модели. Инфраструктура размещается в контуре клиента, обеспечивая безопасность корпоративных данных.
![]() | Мы видим, что ИИ-агенты могут стать реальным решением проблемы кадрового голода в России. Возможность нанять на работу искусственный интеллект позволит закрыть потребность в недостающем персонале среднего звена и увеличить эффективность действующей команды. отметил Денис Селезнёв | ![]() |
Внедрение виртуальных сотрудников постепенно становится мировым трендом: по данным Boston Consulting Group (BCG), 51% британских руководителей уже заявили о намерении перераспределить средства с персонала на технологии ИИ после повышения налогов для работодателей. В США ИИ-агенты обрабатывают более 60% запросов от клиентов в компаниях разных секторов, а стартап Workhelix разрабатывает для клиентов планы внедрения ИИ с помощью ИИ-агентов.
2021: Роль в автоматизации бизнес-процессов в самых разных областях
В решении многих задач по автоматизации бизнес-процессов в самых разных областях помогают т.н. low-code-платформы (Low Code Application Platform, LCAP) — современные системы, дающие высокую скорость, простоту и эффективность автоматизации за счет реализации метода, который условно можно назвать программированием без программирования, хотя совсем без написания кода, конечно, не обойтись. К этому классу решений относится и платформа «Первая Форма». Подробнее здесь.
2019: Включение в Единый реестр российских программ
27 июня 2019 года компания 1Форма сообщила, что ее система управления включена в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных по классу «Системы управления проектами, исследованиями, разработкой, проектированием и внедрением, Системы управления процессами организации».
«Первая Форма» присутствует на российском рынке уже более 10 лет. Основной эффект от внедрения «Первой Формы» – повышение эффективности бизнес-процессов. Это подтверждают более 150 наших клиентов.
«Первая Форма» решает разнообразные бизнес-задачи, актуальные для торговых сетей, производственных, фармацевтических и страховых компаний, консалтинга и сферы услуг, строительства и управления недвижимостью.
Система доказала свою эффективность в решении следующих задач:
- Оптимизация и управление бизнес-процессами.
- Интегрированное управление процессами, проектами и документами.
- Мониторинг рисков.
- Операционная аналитика для руководителя – отчеты, графики, KPI, диаграммы Ганта и пр.
- Единое пространство для обсуждения рабочих вопросов, включая подразделения и региональные филиалы.
- Мобильное приложение.
Что ценят клиенты:
- Решаем конкретные бизнес-задачи, а не «внедряем еще одну систему».
- Быстрая автоматизация процессов, быстрое внесение изменений – любую идею можно смоделировать, оценить результат, скорректировать и сразу же опробовать снова.
- Улучшение исполнительской дисциплины – система сама напоминает о просроченных задачах.
- Все это доступно и в веб-интерфейсе, и в мобильном приложении.
Некоторые результаты проектов:
- 25-40% сокращение сроков согласования договоров.
- 30% уменьшение времени обработки входящих заявок.
- 50% сокращение затрат на мониторинг текущих проектов.
- 100% согласование скидок, отсрочек, графиков платежей.
- 15-20% рост производительности труда сотрудников.
2017
«Первая Форма» — система управления класса workflow, предназначенная для автоматизации бизнес-процессов, организации единого информационного пространства для эффективных коммуникаций, обеспечения безопасного хранения и использования корпоративных данных.
«Первая Форма» содержит богатый инструментарий для настройки разнообразных бизнес-процессов в самых различных отраслях, таких как торговля, строительство, производство, консалтинг и многих других. Система разработана в России и поэтому учитывает все особенности российского бизнеса.
В основе идеологии «Первой Формы» — автоматизированная система управления задачами и контроля их исполнения, объединяющая все процессы и подразделения компании. Именно такой подход отличает «Первую Форму» от других систем и обеспечивает ее эффективную в 300 российских компаниях различных отраслей.
Функциональные блоки и инструменты «Первой Формы»
(Данные актуальны на сентябрь 2017 года)
Электронный документооборот (СЭД)
Встроенная в «Первую Форму» система электронного документооборота (СЭД) полностью соответствует концепции систем класса Enterprise Content Management (ECM). Система обеспечивает процесс создания, редактирования и движения по маршруту документов любого типа.
СЭД переводит управленческие механизмы в упорядоченную контролируемую среду: от организационно-распорядительной документации в управлении организацией до потока документов в регулярной коммерческой деятельности.
СЭД в «Первой Форме» позволяет настраивать любые маршруты прохождения документов, ограничивать просмотр тех или иных полей в зависимости от прав доступа пользователя. Система самостоятельно выберет маршрут согласования в зависимости от функциональной принадлежности, территориального расположения и любых других параметров документа.
Встроенный механизм главенствующих и подчиненных документов оптимизирует контроль и поиск по всей распорядительной и договорной документации.
- Неограниченное количество типов документов;
- Юридически значимый, защищенный документооборот с поставщиками и покупателями;
- Работа с входящей и исходящей корреспонденцией, обработка обращений, организация проектного документооборота;
- Визирование и согласование;
- Формирование листа согласования с полным списком резолюций;
- Централизованное хранение и поддержание актуальности документов;
- Совместная работа над документами с сохранением авторства правок;
- Версионность документов;
- Генерация типовых печатных форм с применением штрих-кодов и QR-кодов для поддержания традиционного бумажного документооборота;
- Электронный архив;
- Управление правами доступа.
CRM. Управление продажами
CRM представляет собой не просто хранилище информации о клиентах и партнерах, но инструмент стандартизации и управления процессом продаж на всех этапах: от поиска и привлечения клиентов и заключения сделки до сбора рекомендаций и отзывов.
CRM-решение воплощает мировые и российские практики. Оно содержит все настройки, процессы, действия и сценарии для практического применения с первого дня после запуска.
- Удобные справочники компаний, организаций, контактных лиц;
- Централизованное хранение полной истории взаимоотношений с клиентом (встречи, звонки, письма, договоры, продажи, проекты);
- Организация работы над проектами и задачами совместно с клиентами;
- Фильтрация и сегментация клиентов, в том числе полностью автоматическая;
- Система автоматических напоминаний, уведомлений и повторяющихся задач;
- Контроль на всех этапах продаж, включая KPI сотрудников;
- Аналитика и отчетность: воронка продаж, оценка потенциала продаж по клиентам, регионам и сегментам и др.;
- Планирование, подготовка и оценка результатов маркетинговых мероприятий и рекламных акций.
Проектное управление
В модуль «Управление проектами» заложены принципы, описанные в международных стандартах проектного управления: ISO 21500:2012 и PMBoK (Project Management Body of Knowledge), а также в российском стандарте ГОСТ Р 54869. Разработанный на основе лучших мировых практик, модуль «Управление проектами» учитывает также потребности и специфику российских компаний.
Основное отличие проектного управления в «Первой Форме» заключается в том, что проекты базируются на реальных задачах, каждая из которых присутствует в списке дел у конкретного исполнителя в «Первой Форме». Сводная информация о загрузке исполнителей в рамках проекта, портфеля проектов и текущих операционных задач дает руководителю реальную информацию о доступности различных видов ресурсов.
Организации со сложившейся проектной практикой могут реализовать в системе свои типовые, шаблонные проекты. С их помощью можно быстро инициировать полностью автоматизированные и синхронизированные по времени и событиям бизнес-процессы, с полным перечнем задач и поручений на различные подразделения компании.
- Управление полным циклом работ на всех этапах планирования и реализации проекта;
- Планирование и учет трудозатрат;
- Управление рисками;
- Управление проектным документооборотом;
- Поддержание актуальности графика проектных работ;
- Оперативное взаимодействие в рамках проектной команды, а также с заказчиками и подрядчиками;
- Контроль платежей;
- Анализ отклонения текущего состояния проекта от утвержденного базового плана;
- Оперативный разбор инцидентов;
- Широкий спектр отчетов и визуальных представлений, включая диаграмму Ганта;
- Интеграция проектов с бизнес-процессами компании.
Управление персоналом
«Первая Форма» позволяет не только оптимизировать управление внутренними бизнес-процессами компании, но и эффективно управлять персоналом. Система автоматизирует процессы кадрового делопроизводства: прием и увольнение сотрудников, расчет отпусков, больничных, выход на пенсию и т.д. Система обеспечивает четкую и слаженную работу внутренних служб, автоматически создавая задачи на различные подразделения при приеме/увольнении сотрудника, такие как: ИТ, безопасность, бухгалтерия, хозяйственная служба и др. Система контроля качества исполнения задач и учета трудозатрат позволяет быстро выявить участки, на которых можно ускорить процесс согласования документов, повысить уровень коммуникаций, оптимизировать распределение полномочий.
Встроенная в «Первую Форму» система оценки эффективности позволит объективно оценить загрузку персонала, а также увидеть качество работы каждого сотрудника.
- Автоматизация заявок на поиск и подбор персонала;
- Ведение единой базы соискателей для всей организации;
- Автоматическая постановка задач на подготовку рабочего места;
- Ведение графика тренингов и аттестаций;
- Контроль перемещения сотрудников между подразделениями;
- Система оценки эффективности сотрудников;
- Автоматическая постановка задач на внутренние службы при увольнении.
Организационная структура
«Первая Форма» позволяет моделировать любые оргструктурные модели, в том числе разветвленные структуры с участием нескольких юридических лиц. Гибкая настройка прав и используемая ролевая модель позволяют учитывать одновременно юридическую, организационную и функциональную структуры компании. Список групп и пользователей может быть синхронизирован с Active Directory.
При изменении организационной структуры и данных о сотрудниках изменения полномочий и уровней доступа к информации осуществляются автоматически.
- Управление компанией, имеющей сложную юридическую структуру;
- Возможность визуализации функциональной структуры любой сложности;
- Настройка нестандартных структурных схем компаний, в том числе с участием нескольких юридических лиц в рамках одной структуры;
- Привязка сотрудника к функциональным подразделениям;
- Сегментация по различным критериям должностных обязанностей;
- Четкая и понятная схема подчинения всех сотрудников в компании.
Почтовый клиент
Почтовый клиент, встроенный в «Первую Форму», – это доступ к электронной почте через интерфейс системы и привязка электронных писем к текущим задачам и процессам. Почта становится контролируемым инструментом работы с клиентами и контрагентами.
Почтовый клиент дает возможность использовать в системе несколько почтовых ящиков, организовывать упрощенную передачу прав на них, ставить задачи сотрудникам из переписки и прикреплять письма к задачам. Возможность тонкой настройки правил доступа к переписке по определенным клиентам или проектам упрощает совместную работу над задачами.
- Постановка задач и поручений на основе получаемых писем, в том числе автоматическая –для обработки обращений клиентов;
- Привязка электронных писем к задачам в качестве вложений;
- Отправка документов из системы в один клик;
- Возможность фильтрации и быстрого поиска писем.
Личный кабинет – интерфейс для самообслуживания внешних пользователей
Личный кабинет – это возможность использовать преимущества системы непосредственно в работе с клиентами и партнерами. Личный кабинет легко встраивается в корпоративный сайт и предоставляет пользователям доступ к возможностям системы через упрощенный интерфейс.
С помощью Личного кабинета поддерживается четкая система взаимодействия с клиентами и партнерами в привычной рабочей среде. Это позволяет существенно ускорить и улучшить внутренние процессы компании и устранить многие типичные ошибки во взаимодействии сотрудников с клиентами и контрагентами.
- Интеграция с корпоративным сайтом;
- Оперативный прием и рассмотрение заявок от клиентов, автоматическая постановка задач в нужные разделы, назначение исполнителей и контроль сроков;
- Протоколирование полной истории взаимодействия с клиентом для решения спорных моментов;
- Своевременный обмен бухгалтерскими документами;
- Эффективное взаимодействие с партнерами с использованием инструментов командной работы;
- Единое информационное пространство для филиалов.
Управление ресурсами
Для эффективного управления задачами необходимо контролировать ресурсы, которые требуются для их выполнения. Затраты ресурсов в «Первой Форме» всегда привязаны к конкретной задаче. Для каждого ресурса можно вносить плановые и фактические затраты.
«Первая Форма» позволяет учитывать рабочее время сотрудников компании и привлекаемых внешних подрядчиков, а также время использования материальных ресурсов (помещений, автотранспорта и пр.). Для каждого вида назначается владелец ресурса – сотрудник или группа сотрудников, отвечающих за планирование.
Преимущества планирования ресурсов:
- Оценка потребностей компании или подразделения в различных видах ресурсов;
- Заблаговременное выявление нехватки или переизбытка определенного ресурса и принятие мер для устранения потенциальной проблемы еще до ее проявления;
- Точный расчет бюджета на выполнение задачи или проекта.
Преимущества учета фактических затрат ресурсов:
- Учет фактических затрат на выполнение задачи или проекта и расчет маржи;
- Сравнение эффективности работы сотрудников (если на решение равноценных задач уходит разное количество времени);
- Анализ причин расхождения плановых и фактических затрат, повышение точности планирования будущих задач и проектов.
Планирование ресурсов может осуществляться:
- объемно-календарным методом (общий объем затрат ресурса автоматически распределяется на период выполнения задачи);
- посуточным методом (затраты ресурсов планируются отдельно на каждый день).
Для планирования реализован удобный визуальный интерфейс оценки занятости ресурсов и подбора оптимального ресурса.
Планирование трудозатрат сотрудников ведется в соответствии с принятым в организации производственным календарем. Для личного планирования и учета трудозатрат используется интерактивный Табель трудозатрат. В нем сотрудник может посмотреть, внести и скорректировать свои плановые и фактические трудозатраты за неделю и проанализировать свою работу.
Руководителям доступна аналитика по плановым и фактическим трудозатратам в любых разрезах:
- по задаче;
- по бизнес-процессу;
- по проекту;
- по виду ресурса;
- по конкретному ресурсу;
- по периоду;
- по произвольному набору условий.
Корпоративный портал
- Единая точка доступа к информации и часто выполняемым действиям;
- Значительное сокращение времени на поиск необходимых задач и документов;
- Удобные инструменты информирования сотрудников о внутренних распоряжениях, правилах и новостях компании.
Файловое хранилище
- Универсальная, надежная система хранения папок и документов;
- Быстрый поиск нужных файлов;
- Разграничение доступа к документам;
- Удобно структурированная библиотека типовых (шаблонных) и текущих документов.
Контроль поручений и задач
- Постановка задач подразделениям и отдельным сотрудникам;
- Автоматическое отслеживание выполнения задач;
- Эскалация и делегирование;
- Контроль текущей загрузки персонала;
- Оценка эффективности работы каждого сотрудника.
Управление бизнес-процессами
- Встроенный инструмент визуального моделирования бизнес-процессов;
- Контроль временных нормативов;
- Возможность управления по показателям.
Персональный органайзер
- Постановка и контроль персональных задач;
- Система напоминаний в веб-приложении и на мобильном устройстве;
- Персональный календарь.
Внутренние коммуникации
- Обмен сообщениями внутри задач;
- Чат – встроенный корпоративный мессенджер для быстрого обсуждения текущих вопросов и удаленного взаимодействия с коллегами;
- Обмен аудио- и видео-сообщениями, групповые чаты и видеоконференции;
- Доступ к персональным календарям других сотрудников для планирования совместных мероприятий;
- Корпоративная адресная книга – быстрый поиск контактных данных, телефонов, должности и физического места расположения любого коллеги;
- Личные карточки пользователей – полная информация о сотруднике, его контактах, календаре и графике отсутствий, структуре подчинения, заместителях.
Интеграция с корпоративными информационными системами
- Синхронизация с календарями и почтовыми ящиками Outlook;
- Интеграция с приложениями 1С;
- Импорт пользователей из Active Directory;
- Взаимодействие с внешними системами и сервисами на уровне API.
Функционал SMART
Функционал SMART — «искусственный интеллект» системы «Первая Форма». Он позволяет настраивать в системе автоматическое выполнение любых действий при наступлении заданных условий.
SMART позволяет учитывать любую специфику предприятия и становится незаменимым инструментом в решении различных бизнес-задач.
Вот лишь краткий список бизнес-задач, которые можно автоматизировать с помощью SMART:
- Настроить автоматическое формирование платежей по шаблону;
- Отправить данные на электронную почту по расписанию или событию;
- Запросить согласование у руководства, если сумма сделки превышает лимит;
- Автоматически закреплять за сотрудником задачи определенного типа;
- Настроить запрос подписи для выбранного вида задач;
- Формировать документы MS Office по заданному шаблону и расписанию;
- Массово рассылать уведомления по электронной почте или SMS;
- Изменять сроки исполнения задач и поручений.
Возможность самостоятельной настройки и сопровождения «Первой Формы»
Платформа «Первая Форма» представляет собой гибкий конструктор, настраиваемый в точном соответствии с потребностями компании. Большая часть настроек функционала, бизнес-процессов и параметров не требует навыков программирования. Система позволяет автоматизировать бизнес «как есть», благодаря чему развернуть «Первую Форму» в организации можно всего за один день.
«Первая Форма» может устанавливаться на корпоративный сервер клиента или предоставляться в аренду по принципу SaaS.
В течение года после приобретения лицензий получение новых версий системы и ее сопровождение выполняется бесплатно. Для поддержки ИТ-специалистов заказчика «Первая Форма» предоставляет услуги технической поддержки, в том числе по SLA.
- Быстрая автоматизация без дополнительных финансовых затрат;
- Настройка, сопровождение и развитие системы собственными силами, без привлечения внешних специалистов;
- Не требует специальной квалификации и навыков программирования.
Многолетняя практика работы «Первой Формы» в сотнях российских предприятий подтверждает, что за первые 3-6 месяцев работы улучшаются важнейшие показатели:
- Скорость принятия решений повышается в 5-7 раз;
- Сбор и оценка информации проходит в 3-4 раза быстрее;
- Процент выполненных задач доходит до 95%;
- Скорость запуска новых объектов возрастает на 50-100%;
- Производительность труда увеличивается, в среднем, на 30%.
Мобильные приложения
По информации на сентябрь 2017 года Мобильные приложения предназначены для работы с задачами и поддержания коммуникаций между пользователями «Первой Формы» с помощью мобильных устройств на платформах iOS и Android. Использование мобильного приложения помогает поддерживать непрерывность бизнес-процессов, реализованных в «Первой Форме» – с их помощью пользователи могут участвовать в решении текущих задач, даже находясь вне офиса или не имея доступа к веб-интерфейсу «Первой Формы».
Как и веб-приложение, мобильное приложение настраивается под потребности конкретной организации и наполняется виджетами для работы с нужными данными.
Единые данные, мгновенная синхронизация
Мобильное приложение является лишь одним из интерфейсов для работы с данными «Первой Формы». Поэтому независимо от устройства, которое в данный момент используется – персональный компьютер или ноутбук, смартфон или планшет – пользователь всегда имеет дело только с самыми актуальными и едиными для всех пользователей данными. Мобильное приложение работает только в режиме онлайн, и действия, совершаемые в мобильном интерфейсе, регистрируются стандартными механизмами «Первой Формы». Поэтому можно мгновенно, без дополнительной синхронизации, переключаться между работой в веб-интерфейсе и на мобильном устройстве.
Динамичные бизнес-процессы, эффективное использование рабочего времени
Можно начать обсуждение проблемы в своем рабочем кабинете и продолжить это обсуждение уже в дороге, с помощью мобильного приложения. Сотрудники могут использовать любую свободную минуту, чтобы принимать и отклонять запрошенные подписи, ставить и выполнять поручения, участвовать в обсуждениях и отвечать на заданные вам вопросы. Таким образом, мобильное приложение помогает не только поддерживать высокий темп бизнес-процессов, но и эффективно использовать рабочее время.
Постоянный контроль
Мобильное приложение позволяет задействовать технологию push-уведомлений, с помощью которых пользователи оперативно получают информацию об изменении данных и выполнении различных действий в «Первой Форме». Можно настроить push-уведомления таким образом, чтобы получать сообщения только о тех событиях, которые важны для конкретного пользователя. Таким образом сотрудники гарантировано не пропустят важные сообщения от «Первой Формы», но будут избавлены от спама.
Оперативное взаимодействие
Можно общаться с коллегами в чатах или звонить другим пользователям «Первой Формы» – их телефонные номера, рабочие и мобильные, хранятся в списке контактов мобильного приложения и поэтому всегда находятся «под рукой». Если на мобильном устройстве настроена учетная запись для работы с электронной почтой, то ее можно использовать для обмена электронными письмами с пользователями «Первой Формы», используя почтовые адреса, указанные в их профилях.
202
Подрядчики-лидеры по количеству проектов
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
Распределение вендоров по количеству проектов внедрений (систем, проектов) с учётом партнёров
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
Распределение систем по количеству проектов, не включая партнерские решения
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
Подрядчики-лидеры по количеству проектов
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
Распределение вендоров по количеству проектов внедрений (систем, проектов) с учётом партнёров
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
Распределение систем по количеству проектов, не включая партнерские решения
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)
![](/skins/ta/img/0.gif)