"Лексема" создала робота для оптимизации трудозатрат в "Газпром бурение"

2021: Создание робота для оптимизации трудозатрат при акцепте книг продаж контрагентов с книгой покупок по договорам

5 февраля 2020 года «Лексема» сообщила о создании робота для оптимизации трудозатрат при акцепте книг продаж контрагентов с книгой покупок по договорам с «особым» порядком оплаты (80% + 20%). Разбирает, анализирует электронные письма от контрагентов, вносит данные в учетную систему, сообщает о результатах сверки. Робот значительно ускорил процедуру и сэкономил трудозатраты.

В отчетные периоды каждый квартал бухгалтерия компании сталкивается с достаточно трудоемкой задачей - Акцепт книг продаж контрагентов с книгой покупок ООО «Газпром бурение» по договорам с «особым» порядком оплаты (80% + 20%). Необходимо обработать входящие электронные письма от контрагентов с девятым разделом Налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость и Извещением о вводе сведений, указанных в налоговой декларации (расчете). В случае некорректной или недостаточной информации бухгалтеру надо отправить ответные письма с запросом, разнести корректные данные в учетную систему 1С, сообщить итог сверки контрагентам. Вся эта работа делалась вручную.

В помощь бухгалтерам для данного процесса на Lexema RPA разработан Робот

Как робот работает:

• Робот разбирает письма от контрагентов, пришедшие на определенный адрес электронной почты, выбирая из них необходимые комплекты документов – 9 раздел Налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость и Извещение о вводе сведений, указанных в налоговой декларации (расчете).
• Письма составляются по утвержденному шаблону. Робот проверяет комплекты документов на корректность, определяет ИНН контрагента и в зависимости от результатов распределяет файлы по папкам, которые сам же и создает.
• Если в письме отсутствует комплект корректных документов, робот отправляет в ответном письме контрагенту памятку по его составлению.
• Если все документы заполнены корректно, копия декларации попадает в папку «Документы для загрузки в 1С», откуда и происходит попытка загрузки в учетную систему компании всех 9 разделов деклараций.
• Результат загрузки предоставляется в файле формата JSON.
• При обработке таких файлов, в случае успешной загрузки, робот отправляет контрагенту письмо о том, что сверка пройдена без разногласий.
• Для бухгалтера компании робот формирует и отправляет по почте файл «Реестр ошибок», который содержит информацию обо всех ошибках и разногласиях по данному процессу.

Робот ускоряет процесс акцепта книг продаж контрагентов с книгой покупок, экономит трудозатраты, исключает ошибки ручного ввода информации.

2019

Робот по приему и обработке документов по почте и интеграция с 1С

Регулярный прием и обработка документов по почте и формирование новых документов в 1С

Решаемая проблема: Рутинная задача по приему и обработке документов занимает много времени бухгалтера, и, соответственно, ресурсы компании расходуются нецелесообразно. На труд, требующий большей компетенции, от бухгалтера остается меньше времени.Кто внедряет инновации, тот владеет будущим. Как прошел Foresight Day 2024 3.4 т

Как робот работает:

• Проверяет почту каждую минуту, если есть новые письма - начинает работу
• Среди новых писем ищет письма с заголовком «исправление» с вложением «Cправка» (если таких нет, идет к следующему шагу процесса):
  • заходит в 1С, находит счет-фактуру с номером и датой из заголовка письма
  • выделяет из счета-фактуры номер реализации
  • заходит в реализацию и заполняет её согласно «Cправке»
  • изменяет счет-фактуру согласно реализации
  • отправляет бухгалтеру и отправителю исходного письма исправленный счет-фактуру в формате *.xlsx

• Если среди новых писем есть письмо без заголовка «исправление», то:
  • заходит в 1С, создает новую реализацию
  • заполняет реализацию согласно «Cправке»
  • создает счет-фактуру на основе реализации
  • отправляет бухгалтеру и отправителю исходного письма письмо со сформированным счетом-фактурой в формате.*xlsx

Результат: Значительно сократилось время время выполнения процесса.

А также бухгалтер освобожден от рутинной задачи и вместо этого может заниматься работой, требующей большей компетенции.

Повышение скорости выставления документов приводит к повышению скорости оборачиваемости процессов на предприятии и их экономической эффективности